BeesPlan: il software con il quale abbiamo fatto di necessità, virtù!
Tanti progetti, molte risorse da gestire e un solo obiettivo: avere chiaro in qualunque momento il carico di lavoro di ogni risorsa e comprendere lo stato di avanzamento di ogni progetto. Se poi a tutto questo uniamo la possibilità di gestire in maniera ottimale il reparto commerciale e vendite dell’azienda, abbiamo lui:BeesPlan.
Avete proprio capito bene, BeesPlan!
Il software di project management nativo in casa EqProject, per la gestione e pianificazione delle attività in team ampi e strutturati con una molteplicità di progetti da coordinare.
Il nome nasce pensando al “bees” delle api, animali simbolo in natura per la loro grandissima capacità di saper organizzare e collaborare sapientemente in gruppo, in alveare. Le api sono delle grandi lavoratrici e l’alveare è il simbolo più raffigurativo del lavoro in gruppo, all’interno del quale tutto è perfettamente organizzato, e dove le api lavorano insieme per il benessere di tutti e per la sopravvivenza dell’alveare.
BeesPlan fa proprio questo, consente di pianificare, gestire e ottimizzare al meglio il lavoro in team.
Da quali necessità nasce?
Il progetto nasce dall’esigenza di avere in azienda un software completo con il quale poter gestire tutta la vita aziendale e i vari flussi organizzativi e gestionali che l’attraversano. La possibilità di avere un filo conduttore che attraversasse i vari reparti della nostra realtà si è rivelato di primaria importanza per il soddisfacimento e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Come avviene la gestione del lavoro?
Il funzionamento è semplice: l’amministratore del sistema aggiunge le risorse e assegna i ruoli. Il commerciale può anagrafare i clienti, aggiungere offerte, contratti e associare commesse di lavoro per ogni trattativa andata a buon fine. Il responsabile di commessa può creare un progetto di lavoro per quella specifica commessa e suddividere il progetto in task. Ogni attività sarà contrassegnata da un progressivo (generato automaticamente dal sistema) e potrà essere a sua volta suddivisa in altre micro attività. È sempre il responsabile di commessa ad assegnare i task o i micro task alle risorse impiegate in quel progetto.
Gestionale in stile kanban
I dipendenti possono visionare i propri task nella kanban board, dall’aspetto semplice, lineare ed immediato. Quando una risorsa mette in esecuzione un task, non deve far altro che spostarlo nella sezione “in lavorazione” e poi in “completati”. A questo punto il dipendente può decidere se aggiungere il task al rapportino giornaliero. Il gantt progetti e gantt utenti è un’altra funzionalità del software che abbiamo deciso di sviluppare in quanto consente di avere, a colpo d’occhio, la durata temporale e la data di scadenza di un progetto, oltre ad esaminare l’impegno temporale di una risorsa, in modo da riuscire a valutare quando questa si libererà.
Come nasce questa idea
l progetto nasce dall’esigenza reale di avere un unico software interno all'azienda che raggruppasse al suo interno tutte le varie gestioni e che fungesse da unico filo conduttore. A questa necessità abbiamo aggiunto la possibilità di far sviluppare questo software ai più junior dell'azienda, in modo da dare a questi ultimi la possibilità di cimentarsi con un progetto palestra, totalmente nuovo, costantemente affiancati, però, dalle risorse più senior dell’azienda. Questo ci ha permesso di avere, nel giro di pochi mesi, un software sviluppato da noi, con il quale i più junior hanno potuto testare le proprie capacità di sviluppo e apprendere nuove funzionalità, regalandoci allo stesso tempo un sistema in grado di risolvere buona parte dei problemi di gestione e controllo riscontrati sino ad ora.